Një punonjës i ri mbërrin të hënën në mëngjes. Menaxheri i tij po e pret dhe HR ka dërguar një email mirëseardhjeje. Por laptopi nuk ka mbërritur, llogaria për sistemin kryesor të biznesit nuk është krijuar dhe payroll-i nuk i ka ende të dhënat bankare, sepse formulari u dërgua në një adresë email-i personale që nuk u kontrollua. Dita e parë kalon duke pritur dhe java e parë kalon duke e kapur vonesën.
Situata të tilla janë të zakonshme dhe rrallë janë faji i ndonjë ekipi të vetëm. Ndodhin sepse onboarding-u nuk është vërtet një proces i zotëruar nga një ekip. Është një seri detyrash të shpërndara nëpër HR, IT, financë, facilities dhe menaxherin që punëson, secila e ndjekur në një vend të ndryshëm dhe e nisur në një mënyrë të ndryshme. Kur ato detyra nuk janë të lidhura, vonesat dhe boshllëqet janë pothuajse të pashmangshme.
Pse prishet onboarding-u
Në shumë organizata, onboarding-u fillon kur HR regjistron një ofertë të pranuar. Që andej, informacioni udhëton me email: një mesazh te IT-ja duke kërkuar pajisje dhe llogari, një tjetër te financa për ngritjen e payroll-it, një tjetër te facilities për një tavolinë ose kartë qasjeje dhe një shënim te menaxheri për të planifikuar javën e parë. Secili marrës e trajton kërkesën brenda ngarkesës dhe prioriteteve të veta.
Vështirësia është se askush nuk ka një pamje të tërësisë. HR mund të mos e dijë se IT-ja po pret një titull pune për të përcaktuar cilat licenca softueri të caktojë. IT-ja mund të mos e dijë se data e nisjes u zhvendos një javë më herët. Menaxheri mund të supozojë se gjithçka është në rregull sepse askush nuk ka thënë të kundërtën. Çdo ekip e përfundon pjesën e vet sa më mirë që mundet, por dorëzimet midis tyre janë informale dhe të brishta.
- Datat e nisjes dhe detajet e rolit ndryshojnë pas kërkesës fillestare dhe jo çdo ekip e merr vesh.
- Kërkesat dërgohen me email dhe ndiqen me kujtesë, jo në një sistem të përbashkët.
- Kërkesat e qasjes varen nga roli, por lidhja nga roli te qasja është e padokumentuar.
- Askush nuk është përgjegjës të konfirmojë se gjithçka është gati para ditës së parë.
Onboarding-u si një proces pune i vetëm
Zhvendosja që bën diferencën më të madhe është konceptuale para se të jetë teknike: ta trajtoni onboarding-un si një proces pune me një zotërues, edhe pse shumë ekipe kontribuojnë në të. Procesi i punës ka një shkaktues të qartë, zakonisht oferta e nënshkruar e regjistruar në sistemin HR, dhe një gjendje të qartë përfundimtare, si që punonjësi i ri të ketë gjithçka i duhet për të punuar produktivisht deri në fund të javës së parë.
Midis atyre pikave rrinë detyrat e çdo ekipi, me varësitë e bëra të qarta. IT-ja nuk mund t'i krijojë llogaritë e duhura derisa roli të jetë konfirmuar. Ngritja e payroll-it kërkon të dhëna tatimore dhe bankare. Facilities ka nevojë për vendndodhjen e zyrës dhe datën e nisjes. Kur këto varësi shkruhen, bëhet e qartë cili informacion duhet të kapet herët dhe cilat detyra mund të ecin në paralel.
Kur çdo ekip zotëron një pjesë të onboarding-ut dhe askush nuk e zotëron të tërin, punonjësi i ri është ai që zbulon boshllëqet.
Çfarë mund të automatizohet
Pasi procesi i punës është përcaktuar, shumë nga koordinimi mund të automatizohet. Sistemi HR, si burimi i së vërtetës për të dhënat e punonjësve, mund të nxisë detyra në sisteme të tjera automatikisht kur regjistrohet një punësim i ri. Krijimi i llogarive në direktorinë e identitetit, caktimi i licencave sipas rolit, kërkesat për pajisje te IT-ja, ngritja e regjistrit të payroll-it dhe qasja e facilities mund të nisen të gjitha nga e njëjta ngjarje, duke përdorur të njëjtat të dhëna.
Automatizimi ndihmon edhe me ndryshimet. Nëse data e nisjes lëviz, çdo detyrë e varur duhet të përditësohet menjëherë, në vend që të mbështeteni te HR për t'i dërguar email përsëri çdo ekipi. Nëse roli ndryshon, profili i qasjes duhet të ndryshojë me të. Dhe ndërsa data e nisjes afrohet, procesi i punës mund të kontrollojë nëse të gjitha detyrat janë të plota dhe të alarmojë zotëruesin nëse diçka mbetet pezull, ndërsa ka ende kohë për ta zgjidhur.
Jo gjithçka duhet të automatizohet. Plani i menaxherit për javën e parë, prezantimet te kolegët dhe bisedat për pritshmëritë janë punë njerëzore. Qëllimi është të hiqet koordinimi administrativ, që njerëzit e përfshirë të përqendrohen te pjesët e onboarding-ut që formojnë se si e përjeton kompaninë një punonjës i ri.
Qasja sipas rolit dhe të dhënat e qëndrueshme
Një nga artefaktet më të dobishme në automatizimin e onboarding-ut është një lidhje e thjeshtë nga rolet te kërkesat e qasjes: cilat sisteme, cilat nivele lejesh, cilat pajisje. Në shumë kompani kjo njohuri jeton në kokat e stafit të IT-së, që e nxjerrin rast pas rasti. Dokumentimi e bën ngritjen e qasjes më të shpejtë dhe më të qëndrueshme dhe e bën edhe offboarding-un më të sigurt, sepse e njëjta lidhje ju tregon çfarë duhet të hiqet kur dikush largohet.
Të dhënat e qëndrueshme kanë po aq rëndësi. Nëse emri, titulli, departamenti dhe menaxheri i punonjësit futen veçmas në disa sisteme, dallime të vogla futen brenda dhe shkaktojnë probleme më vonë në raportim, miratime dhe rishikime qasjeje. Kapja e këtyre detajeve një herë në sistemin HR dhe shpërndarja e tyre automatike i mban të gjitha sistemet të përputhura.
E njëjta logjikë vlen për lëvizjet dhe daljet
Pasi onboarding-u funksionon si një proces pune i koordinuar, e njëjta strukturë shtrihet natyrshëm te lëvizjet e brendshme dhe largimet. Një ngritje ose ndryshim ekipi mund të kërkojë qasje të re dhe heqjen e lejeve të vjetra. Një largim kërkon kthimin e pajisjeve, çaktivizimin e llogarive, payroll-in përfundimtar dhe dorëzimin e përgjegjësive. Këto procese shpesh janë edhe më pak të strukturuara se onboarding-u dhe rreziqet e gabimit, si ish-punonjës që ruajnë qasjen në sisteme, janë të rëndësishme.
Nga ku të filloni
Mblidhni përfaqësues nga HR, IT, financa, facilities dhe dy-tre menaxherë që punësojnë, dhe ecni së bashku nëpër disa punësime të fundit. Listoni çdo detyrë, kush e kreu, çfarë informacioni i duhej dhe kur e mori. Shënoni varësitë dhe pikat ku diçka erdhi vonë ose u humb. Bihuni dakord për një zotërues të vetëm të procesit të punës nga fillimi në fund dhe për një përkufizim të qartë të «gati për ditën e parë». Që andej, hapi i parë i automatizimit zakonisht është i drejtpërdrejtë: nxisni detyrat e çdo ekipi nga sistemi HR, me të njëjtat të dhëna, në momentin që oferta pranohet.