Në shumë ekipe financiare, ERP-ja nuk është vendi ku ndodh përpunimi i faturave. Është vendi ku shkojnë faturat kur përpunimi ka mbaruar. Vetë puna jeton ende në inbox-e, dosje të përbashkëta dhe zinxhirë informale miratimi: mbërrin një PDF, dikush fut header-in në një spreadsheet, dikush tjetër e kontrollon kundrejt një PO, një menaxher i përgjigjet «ok» një email-i dhe vetëm atëherë krijohet një regjistër i plotë në sistemin e evidencave.
Ai hendek midis pranimit dhe regjistrimit është vendi ku humbet koha, hyjnë gabimet dhe zhduket dukshmëria. Ky udhëzues përshkruan si ta ridizajnoni përpunimin e faturave si një rrjedhë të vetme nga inbox-i te libri kontabël, me automatizimin që trajton hapat mekanikë dhe njerëzit që trajtojnë përjashtimet që kanë vërtet nevojë për gjykim.
Shihni qartë shtegun aktual
Filloni me një kampion faturash të paguara së fundi, jo me një diagram procesi. Për secilën, rindërtoni çfarë ndodhi vërtet: si mbërriti, kush e preku, cilat sisteme u hapën, sa priti dhe çfarë shkaktoi ndonjë vonesë. Dhjetë fatura mjaftojnë për të zbuluar modelin. Pesëdhjetë janë më mirë nëse vëllimi është i lartë.
Zakonisht do të gjeni se procesi zyrtar dhe ai i vërtetë ndryshojnë. Procesi zyrtar mund të thotë «faturat përputhen me porositë e blerjes dhe miratohen në ERP». Ai i vërtetë mund të thotë «faturat rrinë në një mailbox të përbashkët derisa dikush të ketë kohë, futen në një tracker, i përcillen një përgjegjësi buxheti që është në udhëtim dhe regjistrohen me grumbull në mbylljen e muajit». Përshkrimi i dytë është ai rreth të cilit dizajnoni.
- Kanali: email, portal furnitori, faturë elektronike ose skanim letre.
- Kapja: kush nxjerr furnitorin, shumën, datën, numrin e PO-së dhe qendrën e kostos.
- Përputhja: si kontrollohet fatura kundrejt një PO, një pranimi ose një kontrate.
- Miratimi: kush vendos, mbi çfarë baze dhe si regjistrohet vendimi.
- Regjistrimi: kur krijohet zëri në librin kontabël dhe nga kush.
Ndani kalimin e drejtpërdrejtë nga përjashtimi
Një dizajn i dobishëm i trajton faturat si dy popullata. Faturat e kalimit të drejtpërdrejtë mund të kapen, të përputhen dhe të regjistrohen me pak ose aspak ndërhyrje njerëzore. Përjashtimet kanë nevojë për një person. Qëllimi nuk është të automatizohet çdo faturë. Është ta bësh shtegun e kalimit të drejtpërdrejtë mjaft të gjerë sa njerëzit ta shpenzojnë kohën te rastet që e meritojnë.
Kriteret tipike për një faturë kalimi të drejtpërdrejtë janë të thjeshta: furnitor i njohur, PO e vlefshme, shumë brenda një tolerance të dakorduar, mallra ose shërbime të pranuara dhe qendër kostoje e plotë. Nëse të gjitha këto qëndrojnë, ka pak arsye që një person të rikontrollojë atë që sistemet e dinë tashmë. Nëse ndonjëra dështon, fatura duhet të shkojë në një radhë të emërtuar përjashtimesh, me arsyen e bashkangjitur.
Nëse një person e hap një faturë vetëm për të konfirmuar atë që PO-ja e thotë tashmë, procesi po e përdor atë si sistem evidencash.
Toleranca ka më shumë rëndësi se sa presin shumë ekipe. Një rregull që kërkon përputhje të saktë do t'i dërgojë pothuajse të gjitha te përjashtimi. Një rregull që lejon një variancë të vogël te tatimi ose transporti, me një gjurmë të qartë auditimi, e mban të përdorshëm shtegun e kalimit të drejtpërdrejtë. Vendoseni tolerancën me financën, jo me shitësin e softuerit, dhe rishikojeni pas muajit të parë me të dhëna live.
Kapeni një herë, sa më afër burimit
Kapja është hapi që shumica e ekipeve e nënvlerësojnë. Nëse emri i furnitorit, numri i faturës, shuma dhe referenca e PO-së shtypen me dorë, çdo kontroll i mëvonshëm ndërtohet mbi të dhëna të pasigurta. OCR-ja dhe e-faturat e strukturuara e zvogëlojnë këtë, por ndihmojnë vetëm nëse dikush i zotëron përjashtimet: PDF të palexueshme, numra PO që mungojnë, furnitorë që dërgojnë pasqyra në vend të faturave.
Dizajni më i mirë e kap faturën sa më afër furnitorit. Një portal ose një feed e-faturash që kërkon një numër PO para dërgimit parandalon një klasë të madhe përjashtimesh që të hyjnë fare në proces. Aty ku email-i mbetet i nevojshëm, drejtojeni në një shërbim të vetëm kapjeje, jo në inbox-e personale, që asgjë të mos varet nga fakti që një person është te tavolina e vet.
Bëjeni miratimin një vendim të regjistruar
Miratimi me email është i përshtatshëm dhe pothuajse i pamundur për t'u audituar. Një vendim i regjistruar ka nevojë për tri gjëra: kush miratoi, çfarë miratoi dhe pse rasti iu dërgua atij. Routing-u i automatizuar mund t'i dërgojë faturat nën një prag te përgjegjësi i buxhetit, faturat mbi të te një miratues i dytë dhe faturat pa PO te një rishikues i caktuar. Rregulli duhet të jetë i lexueshëm nga ekipi financiar, jo vetëm nga personi që e konfiguroi.
Kur një miratues kthen një faturë, arsyeja duhet të hyjë sërish në rrjedhë. «Qendër kostoje e gabuar» dhe «mallrat nuk janë pranuar» janë përjashtime të ndryshme dhe duhet të shkojnë te zotërues të ndryshëm. Një status i përgjithshëm «refuzuar» e fsheh punën që ende duhet të ndodhë dhe e bën pengesën të duket si një kuti e zezë.
Regjistrimi nuk duhet të presë mbylljen e muajit
Nëse faturat regjistrohen me grumbull në mbylljen e muajit, libri kontabël është gjithmonë prapa operacionit. Accrual-et rriten, pyetjet e furnitorëve shtohen dhe askush nuk mund t'i përgjigjet një pyetjeje të thjeshtë për detyrimet e hapura pa hapur një spreadsheet. Faturat e kalimit të drejtpërdrejtë mund të regjistrohen sapo të pastrohen. Përjashtimet mund të regjistrohen sapo të zgjidhen. Mbyllja e muajit bëhet atëherë një rishikim kontrolli, jo një ushtrim futjeje të dhënash.
Ky ndryshim ka të bëjë po aq me zotërimin sa me softuerin. Dikush duhet ta monitorojë radhën e përjashtimeve çdo ditë, jo çdo javë. Dikush duhet t'i mbajë të pastra të dhënat master të furnitorëve. Dikush duhet të rregullojë routing-un kur shtohet një qendër kostoje ose njësi e re. Pa atë zotërim, shtegu i automatizuar do të ngushtohet dhe inbox-i do të rritet sërish.
Nga ku të filloni
Merrni një muaj faturash dhe ndajini në të përputhura, të papërputhura dhe përjashtim. Vlerësoni kohën e shpenzuar për çdo grup. Shkruani kriteret e kalimit të drejtpërdrejtë me njerëzit që aktualisht i kontrollojnë faturat, pastaj testojini ato kritere kundrejt kampionit: sa do të kishin kaluar dhe cilat dështime janë të vërteta. Automatizoni së pari kapjen dhe përputhjen për grupin që kalon. Lërini përjashtimet e rënda në gjykim te njerëzit, por jepuni një radhë, një kod arsyeje dhe një afat.
Rezultati që doni nuk është një mailbox më i qetë. Është një libër kontabël që i pasqyron faturat ndërsa përpunohen, një radhë që tregon ku ka ngecur puna dhe një ekip financiar që e shpenzon kohën te faturat që kërkojnë vërtet një vendim.