Kur një kompani vendos se duhet të «bëjë më shumë automatizim», lista e kandidatëve është zakonisht më e gjatë se kapaciteti për t'i dorëzuar. Miratimet e faturave, routing-u i ticket-eve, onboarding-u, raportimi, përditësimet e CRM-së dhe një duzinë zgjidhjesh alternative lokale të gjitha kanë një pretendim. Zgjedhja e projektit të parë të gabuar bën më shumë dëm se zgjedhja e ngadaltë: i konsumon njerëzit që mund të kishin sjellë një ndryshim të dobishëm dhe i mëson organizatës se automatizimi është i shtrenjtë dhe i paqartë.
Një projekt i parë duhet të jetë mjaft i rëndësishëm sa të ketë rëndësi dhe mjaft i vogël sa të përfundojë. Ky kuadër është një mënyrë për t'i renditur kandidatët kundrejt atij standardi, duke përdorur evidencë, jo entuziazëm.
Katër pyetje për çdo kandidat
Për çdo proces në listë, përgjigjuni katër pyetjeve me numra aty ku mundni dhe me intervale të ndershme aty ku nuk mundni. Qëllimi nuk është një pikë e përsosur. Është ta bësh krahasimin të dukshëm.
- Frekuenca: sa shpesh ekzekutohet kjo në një muaj normal?
- Përpjekja: sa kohë pune direkte merr çdo rast, te të gjithë të përfshirët?
- Kostoja e gabimit: çfarë ndodh kur shkon keq dhe sa shpesh ndodh kjo?
- Varësia: çfarë tjetër duhet të jetë e vërtetë para se kjo të mund të automatizohet pastër?
Frekuenca herë përpjekja ju jep një kosto të përafërt kohe. Kostoja e gabimit kap rastet që janë të shtrenjta edhe kur janë të rralla: një ndryshim page i humbur, një ticket që mbërrin te ekipi i gabuar për tri ditë, një faturë e paguar te njësia e gabuar. Varësia kap punën e fshehur. Një proces që duket i thjeshtë shpesh varet nga të dhëna master të pastra, një matricë e qëndrueshme miratimesh ose një integrim që ende nuk ekziston.
Preferoni frekuencë të lartë dhe varësi të ulët
Kandidatët e parë më të fortë rrinë në këndin e frekuencës së lartë dhe varësisë së ulët. Rregullat e routing-ut të ticket-eve, radhët e përjashtimeve të faturave dhe kërkesat standarde të qasjes së punonjësve shpesh hyjnë këtu. Ndodhin mjaft shpesh sa përmirësimi ndihet shpejt dhe zakonisht mund të dizajnohen pa rindërtuar të gjithë peizazhin e sistemeve të kompanisë.
Puna me frekuencë të ulët dhe varësi të lartë është një projekt i parë i dobët, edhe kur vlera e mëvonshme është e madhe. Një sinkronizim i plotë CRM-ERP mund të jetë pjesa e tretë ose e katërt e duhur e punës. Si projekt i parë tenton të zgjerohet, sepse çdo mospërputhje të dhënash bëhet debat për përkufizime, zotërim dhe histori. Ruajeni atë debat derisa organizata të ketë parë një automatizim më të vogël të ketë sukses.
Automatizimi i parë duhet t'i mësojë organizatës si të përfundojë. Të tjerët më pas mund t'i mësojnë si të jetë ambicioze.
Vëzhgoni proceset që i mban një person i vetëm
Disa punë duken të vogla derisa vëreni se vetëm një person mund t'i bëjë. Një pajtim mujor, një checklist onboarding-u të klientit ose një extract rregullator që jeton në kokën e dikujt është një rrezik, jo vetëm një kosto. Këto janë kandidatë të mirë të hershëm nëse procesi mund të shkruhet. Janë kandidatë të dobët nëse puna e vërtetë është gjykim i padokumentuar që askush nuk e ka përshkruar ende.
Testi është i thjeshtë. Kërkojini atij personi të ecë nëpër tre rastet e fundit. Nëse hapat janë të përsëritshëm dhe vendimet ndjekin rregulla, procesi mund të dizajnohet. Nëse çdo rast është një rast i veçantë, nuk keni ende një proces. Keni një rol. Automatizimi i një roli pa i nxjerrë së pari rregullat zakonisht prodhon një proces pune të brishtë, që i njëjti person pastaj duhet ta mbikëqyrë.
Vlerësoni vlerën kundrejt përpjekjes, pastaj aplikoni një test përfundimi
Një matricë vlerë-kundër-përpjekje është e dobishme nëse të dyja boshtet janë të përcaktuara. Vlera është kombinimi i kohës së rikuperuar, kostos së gabimit të shmangur dhe dukshmërisë operative të fituar. Përpjekja është koha e dizajnit, puna e integrimit, pastrimi i të dhënave dhe zotërimi i vazhdueshëm që do t'i duhet procesit. Vendosini kandidatët. Grupi lart-majtas është lista e shkurtër.
Pastaj aplikojini asaj liste të shkurtër një test përfundimi. A mund të jetë kjo në përdorim, me vëllim real, për gjashtë deri në tetë javë? Nëse përgjigja e ndershme është jo, nuk është projekt i parë. Mund të jetë ende projekti i dytë i duhur, pasi të jetë dorëzuar një copë më e ngushtë. Routing-u i ticket-eve për një kanal është projekt i parë. Rindërtimi i të gjithë modelit të supportit nuk është.
- Një përgjegjës biznesi i emërtuar që do ta përdorë rezultatin, jo vetëm ta sponsorizojë.
- Një bazë që mund ta matni para dhe pas.
- Një fushëveprim që mund të ngushtohet pa humbur kuptimin e punës.
- Asnjë varësi nga një zëvendësim sistemi që nuk ka filluar.
Renditni pjesën tjetër pasi i pari të jetë live
Pasi automatizimi i parë të jetë në punë, renditja duhet të ndryshojë. Tani dini më shumë për cilësinë e të dhënave, për mënyrën se si njerëzit trajtojnë përjashtimet dhe për cilat integrime janë më të vështira se sa dukeshin. Rivlerësojeni listën e mbetur. Proceset që varen nga pjesa e parë e punës, si raportimi që ka nevojë për kategori të besueshme ticket-esh, shpesh do të ngjiten lart.
Ky është edhe momenti për t'i rezistuar tundimit të automatizoni gjithçka që duket e ngjashme. Një radhë e suksesshme përjashtimesh faturash nuk do të thotë automatikisht se çdo proces financiar duhet të trajtohet njësoj. Përdorni të njëjtat katër pyetje. Disa punë do të mbeten manuale sepse janë të rralla, sepse gjykimi është produkti, ose sepse organizata nuk është gati t'i zotërojë.
Nga ku të filloni
Shkruani jo më shumë se tetë procese kandidatë. Për secilin, vlerësoni vëllimin mujor, minutat e punës direkte, frekuencën e gabimeve dhe varësinë kryesore. Vendosini. Zgjidhni zërin me vlerën më të lartë që mund të përfundojë në një cikël të shkurtër, me një zotërues të emërtuar dhe një bazë. Dizajnoni atë. Lëreni pjesën tjetër në listë. Një projekt i shkurtër, i përfunduar, bën më shumë për bisedën tjetër se një program i gjerë që ende po kufizohet.